Як часто робити бекап і де зберігати резервні копії

Дані – це цінний актив у тій епосі, в якій ми живемо. Не дарма ж її назвали інформаційною ерою. Вони можуть являти собою важливу інформацію для вашого бізнесу, особисті файли або просто дані, які ви використовуєте щодня. Але як бути, якщо вони раптово зникнуть? Що, якщо ваш комп’ютер зламається, вірус заразить систему або ви випадково видалите важливий документ?

Тут вступає в гру герой на ім’я резервне копіювання (бекап), який не носить плаща. Створення бекапів – це гарантія того, що ваші дані будуть у безпеці та доступні в будь-який час. Про нього ми і поговоримо докладніше.

Що таке бекап і для чого потрібні бекапи

Бекап, або резервне копіювання, – це процес створення копії даних, які можна відновити в разі їхньої втрати або пошкодження. Це може бути спричинено багатьма ситуаціями, включно зі збоями обладнання, вірусами, помилками користувача, крадіжкою тощо.

Бекапи необхідні для забезпечення безпеки ваших даних. Вони гарантують, що важлива інформація не буде загублена назавжди і ви зможете відновити її за потреби. Розглянемо основні причини, через які потрібно робити бекапи:

• Захист від втрати даних. Навіть якщо ви дуже акуратні, завжди є ймовірність втратити дані через збій обладнання, віруси та інші причини. Бекапи допомагають уберегтися від таких ситуацій.
• Відновлення після атаки. Віруси і шкідливе ПЗ можуть пошкодити файли або зашифрувати їх, вимагаючи викуп для відновлення (напевно, багато хто пам’ятає ті найсумнівніше сумно відомі вінлокери). Якщо у вас є резервна копія, ви можете відновити свої файли.
• Архівація. Бекапи також можуть слугувати архівом старих файлів для випадків, коли вони знову стануть потрібні.

Одна з найважливіших причин – це спокій. Після створення сайту, купівлі домену та хостингу вам доведеться регулярно піклуватися про збереження даних. Знаючи, що у вас є резервна копія, ви можете бути спокійні за їхню безпеку.

Відмінності між бекапами, архівуванням і синхронізацією даних

Хоча бекапи, архівування та синхронізація даних пов’язані з копіюванням і збереженням інформації, вони служать різним цілям і використовуються в різних контекстах.

Backup – це процес створення копії даних, щоб уникнути втрати оригінальної інформації. Ця копія потім може бути використана для відновлення оригіналу в разі його пошкодження або втрати. Бекапи зазвичай роблять регулярно, щоб зберегти дані в актуальному стані.

Архівування – це процес збереження даних для довгострокового зберігання. На відміну від бекапів, які оновлюються регулярно, архіви зберігають певну версію даних і не змінюються. Вони використовуються для збереження історичної інформації та часто підпорядковуються певним правилам і політикам, наприклад, згідно із законодавством про зберігання даних.

Синхронізація даних – це процес оновлення даних у двох або більше місцях одночасно. Це зазвичай використовується для того, щоб дані були актуальними на всіх пристроях користувача. Наприклад, якщо ви зміните файл на своєму робочому комп’ютері, синхронізація оновить цей файл на всіх ваших пристроях. Однак важливо зазначити, що синхронізація не є заміною бекапу, оскільки будь-які зміни (включно з небажаними або шкідливими) також буде синхронізовано.

Що необхідно резервувати

Розглянемо основні типи даних, які необхідно резервувати:

• Особисті файли. Це можуть бути документи, фотографії, відео, музика та інші файли, які ви б не хотіли втратити. Особливо якщо створювали їх самі і вкладали частинку себе.
• Системні файли та додатки. Якщо ваш комп’ютер зламається або буде заражений вірусом, відновлення системних файлів і додатків може бути складним завданням. Створення резервних копій цих файлів може допомогти відновити їх швидше.
• Робочі дані. Якщо ви ведете бізнес, важливо зробити резервні копії всіх ваших бізнес-даних. Це може включати бази даних клієнтів, фінансову інформацію, документи щодо проєктів та інше.
• Електронна пошта. Важливо також зберігати копії всіх ваших електронних листів, особливо якщо вони містять важливу інформацію.

У такому питанні слід керуватися класичним правилом – краще зробити резервну копію, ніж не зробити. Якщо ви не впевнені, чи потрібно резервувати певний файл або дані, найімовірніше, відповідь “так”.

Типи резервного копіювання даних

Існує три основні типи резервного копіювання даних:

• Повне резервне копіювання. Це найпростіший і найповніший тип бекапа. Усі файли та папки обраної системи або сервера копіюються в резервне сховище. Це може зайняти багато часу і простору, але відновлення даних відбувається швидше, оскільки всі дані зберігаються в одному місці.
• Інкрементне резервне копіювання. При цьому типі резервного копіювання після першого повного бекапа копіюються тільки ті файли, які змінилися або були створені з моменту останнього бекапа. Це економить час і простір, але відновлення може зайняти більше часу, оскільки може знадобитися об’єднання інформації з декількох бекапів.
• Диференціальне резервне копіювання. Цей тип бекапа схожий на інкрементний, але в цьому разі копіюють усі файли, які змінилися з моменту останнього повного бекапа, а не з останнього інкрементного. Воно може зайняти більше місця для зберігання, ніж інкрементні бекапи, але відновлення зазвичай відбувається швидше, оскільки потрібен тільки перший повний бекап і останній диференціальний бекап.

Щоб вибрати відповідний тип, орієнтуйтеся на ваші потреби в зберіганні даних, час і ресурси, доступні для відновлення даних.

Як часто потрібно робити бекапи

Частота бекапів залежить від того, як часто ваші дані змінюються і наскільки критично відновити найостаннішу інформацію в разі втрати даних. Розглянемо три випадки:

• Особисті дані. Якщо ви рідко додаєте або змінюєте файли, щотижневого або щомісячного резервного копіювання може бути достатньо. Однак, якщо ви щодня працюєте з важливими документами, рекомендується робити резервні копії щодня.
• Робочі дані. У більшості компаній дані змінюються щодня, і втрата навіть одного дня роботи може коштувати багато часу і грошей. У цьому випадку рекомендується робити резервні копії щодня. Деякі організації навіть роблять бекапи кілька разів на день, щоб мінімізувати втрати даних.
• Системні дані. Якщо ви керуєте важливими системами або базами даних, які часто оновлюються, рекомендується робити бекапи кілька разів на день.

Важливо також мати план відновлення даних і регулярно перевіряти свої бекапи на працездатність.

Навіщо резервні копії зберігають окремо окремо від вихідних даних

Це відбувається з кількох причин:

• Якщо ваші оригінальні дані та резервні копії зберігаються в одному місці, обидві версії можуть бути знищені в разі фізичного пошкодження, такого як пожежа, повінь, війна або інше стихійне лихо.
• Якщо вірус або шкідливе ПЗ потрапляє у вашу систему, він може пошкодити всі дані на цій системі. Якщо резервні копії зберігаються окремо, вони залишаться неушкодженими.
• Іноді можна випадково видалити або змінити файли. Якщо резервні копії зберігаються окремо, ви завжди зможете відновити ці дані.
• Якщо ваше обладнання було вкрадено, резервні копії, що зберігаються в іншому місці, залишаться в цілості.

Такі запобіжні заходи гарантують те, що ви зможете відновити свої дані в разі серйозного інциденту.

Скільки часу необхідно зберігати резервні копії

Час зберігання резервних копій варіюється залежно від низки факторів, включно з типом даних, політикою компанії або законодавчими вимогами. Наприклад:

• Для особистих даних, таких як фотографії, документи та інші файли, рекомендується зберігати резервні копії щонайменше рік. Однак це може залежати від того, наскільки важливими є ці дані для вас (деякі старі фотографії, наприклад, краще не втрачати ніколи, особливо якщо в них закарбовані найкращі моменти вашого життя).
• Багато бізнесів зберігають резервні копії даних протягом 3-7 років відповідно до різних законодавчих вимог і галузевих стандартів. Деякі типи даних, як-от податкові записи, можуть вимагати більш тривалого зберігання.
• У деяких галузях, як-от охорона здоров’я та фінанси, існують спеціальні закони, які вимагають зберігання даних протягом певного часу. Наприклад, HIPAA у США вимагає зберігання медичних записів протягом 6 років.

Тут усе залежить або від того, наскільки ви самі вважаєте важливими ті чи інші файли, або наскільки важливими є дані, від збереження яких залежить діяльність підприємства.

На яких пристроях робити бекап

Таких пристроїв може бути кілька:

• Зовнішні жорсткі диски або SSD. Вони пропонують великий обсяг і легкість використання. Також вони забезпечують швидкий доступ до файлів завдяки тому, що підключаються безпосередньо до вашого комп’ютера (іноді потрібно використовувати перехідники USB-HDD або USB-SSD).
• Мережеві накопичувачі (NAS). Це пристрої, які підключаються до вашого домашнього або офісного мережевого інтерфейсу і надають простір для резервного копіювання для всіх пристроїв у вашій мережі.
• Хмарне зберігання. Сервіси, такі як Google Drive, Dropbox і Amazon S3, пропонують віддалене зберігання даних. Це може бути зручно, якщо ви хочете мати доступ до своїх файлів з будь-якого місця, де є інтернет-з’єднання. У цьому випадку важливо подбати про безпеку хмари, щоб захистити дані від атак.
• Сервери. Великі організації часто використовують сервери для резервного копіювання даних. Це може бути локальний сервер у вашому офісі або віддалений сервер у центрі обробки даних.
• Флеш-накопичувачі. У них і не так багато місця для зберігання, але вони можуть бути корисні для резервного копіювання невеликих обсягів даних або для перенесення файлів між пристроями.
• Оптичні диски (CD, DVD, Blu-ray). Вони можуть бути корисними для архівування даних на довгий термін, але вони мають обмежену ємність і потребують спеціального обладнання для запису і читання даних. Сьогодні ці носії можна назвати застарілими, тому вони використовуються дедалі рідше.

Ідеальний варіант – це мати кілька копій даних і зберігати їх у різних місцях.

Важливість резервного копіювання для організації

Резервне копіювання даних є невід’ємним елементом успішної стратегії з управління даними в будь-якій організації. Розглянемо кілька причин, чому це так важливо:

• Захист від втрати даних. Це, мабуть, найочевидніша причина. Дані можуть бути загублені з безлічі причин – від збоїв обладнання до вірусних атак і випадкового видалення. Резервне копіювання надає засіб відновлення даних після таких подій.
• Забезпечення безперервності бізнесу. У разі збою систем дані можна швидко відновити з резервної копії, мінімізуючи простої в роботі та втрату продуктивності.
• Дотримання вимог законодавства та галузевих стандартів. Багато організацій зобов’язані за законом або галузевими стандартами зберігати дані протягом певного періоду часу.
• Захист від кібератак. Зараз загроза кібератак стала реальністю для всіх організацій. Якщо дані зашифровані або знищені внаслідок атаки, резервні копії можуть бути єдиним способом їх відновлення.
• Тестування та розробка. Резервні копії даних можуть бути використані для тестування нових систем або процесів, без ризику пошкодити або втратити актуальні дані.
• Архівування. Резервне копіювання дає організаціям можливість зберігати історичні дані для майбутнього використання або аналізу.
• Захист репутації. Втрата даних може завдати серйозного удару по репутації організації та викликати недовіру у клієнтів і партнерів.
• Фінансовий захист. Втрата даних може призвести до значних фінансових втрат, включно з падінням продажів, штрафами за порушення законодавства, витратами на відновлення даних і втратою конкурентної переваги.

Також важливо пам’ятати, що стратегія резервного копіювання має бути частиною ширшого плану з управління даними та безпеки інформації. Це має включати в себе правильне зберігання і захист резервних копій, регулярне тестування бекапів, щоб переконатися, що всі дані доступні.