Як створити корпоративну пошту зі своїм доменом
Створення корпоративної пошти зі своїм доменом – це важливий крок для будь-якого бізнесу. Вона допомагає зміцнити довіру клієнтів, поліпшити корпоративну ідентичність і підвищити професіоналізм у комунікаціях. У цій статті ми розглянемо, навіщо бізнесу потрібна корпоративна пошта, як вибрати ідеальний домен і створити поштові скриньки на його основі, а також обговоримо різні способи і витрати, пов’язані з цим процесом.
Навіщо потрібна корпоративна пошта бізнесу?
Корпоративна пошта з власним доменом важлива з кількох причин:
- Демонструє професіоналізм і серйозне ставлення компанії до бізнесу. Коли клієнти бачать електронні листи, надіслані з адреси, пов’язаної з вашим доменом і корпоративним сайтом, вони розуміють, що мають справу з офіційним представництвом компанії, а не з особистою поштою.
- Допомагає поліпшити брендування, оскільки кожен лист стає частиною вашої маркетингової стратегії.
- Пропонує більше можливостей для захисту даних і управління безпекою, що критично в сучасних умовах.
Звичайно, щоб заощадити фінансові кошти, можна використовувати особисті поштові скриньки співробітників, але це тягне за собою репутаційні ризики, відсутність контролю змісту листування, ризик втрати окремих важливих листів і каналу комунікації з клієнтами. Зі звільненням співробітника зникає адреса, через яку йшло листування, клієнти не можуть домогтися вирішення своїх питань.
Як знайти ідеальний домен для пошти
Вибір домену для корпоративної пошти – це важливий крок. Домен має бути коротким, легко запам’ятовуватися й асоціюватися з вашою компанією. Бажано, щоб він збігався з доменним ім’ям вашого корпоративного сайту.
Як зробити корпоративну пошту на домені компанії?
Створення корпоративної пошти на власному домені включає кілька кроків:
- Реєстрація домену через одного з доменних реєстраторів. Зробити це можна в нас.
- Сервер для роботи поштової програми та зберігання листування.
- Вибір поштової програми, через яку буде вестися листування.
Далі потрібно налаштувати DNS-записи домену. Зазвичай провайдери надають покрокові інструкції для цієї процедури.
Який спосіб створення пошти обрати
Вибір найбільш підходящого способу створення корпоративної пошти залежить від багатьох факторів, включно з розміром компанії, бюджетом і технічною підготовкою команди. Розглянемо основні варіанти докладніше.
Власний поштовий сервер
Створення власного поштового сервера потребує більше часу та ресурсів, але надає повний контроль над даними. Усі дані зберігаються на своєму сервері, що зменшує ризики, пов’язані з передачею даних третім особам. Можна налаштувати сервер під конкретні потреби компанії.
Після початкових витрат на обладнання та встановлення подальші витрати пов’язані тільки з обслуговуванням і оновленням. Однак цей метод вимагає значних технічних знань і ресурсів для управління та підтримки сервера. Рекомендується для великих компаній зі штатними IT-фахівцями.
Оренда фізичного або віртуального сервера
Цей спосіб дає змогу заощадити на придбанні та обслуговуванні обладнання, наймі системних адміністраторів, оплаті їхньої роботи. Щоб скористатися послугою оренди, потрібно вибрати провайдера, тарифний план, який підходить вашій компанії, підключити домен до орендованого сервера і провести необхідні налаштування.
Послуги хостингу
Деякі компанії пропонують хостинг поштових серверів. Ця послуга має низку переваг, оскільки провайдер хостингу бере на себе частину завдань з управління та оновлення сервера, забезпечує високий рівень безпеки. Також ви зможете легко додавати або видаляти користувачів у міру необхідності. Недоліком таких сервісів є обмеження простору для зберігання листування. Тому таку послугу краще розглядати невеликим компаніям, для корпорацій такий спосіб не підійде.
Хмарні сервіси
Один із найоптимальніших способів організації корпоративної пошти на своєму домені – це використання таких хмарних сервісів, як Google Workspace, Microsoft 365, Zoho Mail та інших подібних ресурсів. Хмарні сервіси з багатомільярдною капіталізацією використовують новітні технології та наймають найкращих фахівців у галузі IT. Це дає їм змогу гарантувати високу якість послуг, безпеку та надійність поштових серверів.
Вибір відповідного способу
Вибір відповідного способу створення корпоративної пошти залежить від кількох ключових факторів:
- Розмір компанії. Для малих і середніх підприємств оптимальними будуть хмарні сервіси, як-от Google Workspace або Microsoft 365, оренда сервера або хостингу. Для великих компаній із власним IT-відділом доцільно розглянути створення власного поштового сервера.
- Бюджет. Хмарні сервіси, віртуальні або фізичні сервери та послуги хостингу передбачають передбачувані щомісячні платежі, що зручно для планування бюджету. Створення власного сервера вимагає початкових вкладень в обладнання та подальших витрат на обслуговування.
- Рівень технічної підготовки. Хмарні сервіси прості у використанні та не потребують спеціальних технічних навичок. Щоб створити та обслуговувати власний поштовий сервер, потрібні кваліфіковані IT-фахівці.
Беручи до уваги ці фактори, можна вибрати найкращий спосіб створення корпоративної пошти для вашої компанії.
Скільки коштує корпоративна пошта
Вартість корпоративної пошти залежить від обраного способу її створення. Розглянемо основні варіанти та фактори, що впливають на вартість.
Хмарні сервіси
Пропонують фіксовані щомісячні тарифи, які включають у себе поштові скриньки та додаткові інструменти для роботи. Наприклад, Google Workspace надає кілька тарифних планів із різним об’ємом сховища на одного користувача та можливостями налаштування від $6 до $18 на місяць. Microsoft 365 також має кілька тарифних планів від $6 до $22 на місяць. Zoho Mail має більш доступні тарифи – від $1 до $4 на одного користувача на місяць.
Власний поштовий сервер
Створення та обслуговування власного поштового сервера може бути більш складним і витратним. Купівля вимагає одноразових витрат від $500 до кількох тисяч доларів на придбання обладнання та ліцензійного програмного забезпечення. Подальші витрати включають витрати на обслуговування обладнання, оновлення ПЗ, оплату послуг системних адміністраторів.
Оренда віртуального або фізичного сервера
Вартість оренди віртуального сервера (VPS) обійдеться від $5 до $50 на місяць залежно від потужності та обсягу сховища. Наприклад, мінімальний VPS може коштувати $5-$10 на місяць, а потужніші рішення – до $50 і вище.
Вартість оренди фізичного сервера залежить від конфігурації і може починатися від $100 на місяць і досягати кількох сотень доларів.
Хостингові послуги
Послуга хостингу поштових серверів може коштувати від $5 до $20 на місяць, залежно від кількості користувачів і наданих функцій. Якщо скористатися розширеними функціями безпеки, підтримкою та управлінням, то вартість буде вищою.
Висновок
Створення корпоративної пошти на своєму домені – це важливий крок, який допомагає зміцнити довіру клієнтів, поліпшити брендування і забезпечити безпеку комунікацій. Незалежно від обраного способу і сервісу, важливо враховувати всі аспекти, від вибору домену до налаштування поштових скриньок. Вкладені зусилля і витрати виправдають себе, надавши вашому бізнесу нові можливості для зростання і розвитку.
