Как часто делать бэкап и где хранить резервные копии

Данные — это ценный актив в той эпохе, в которой мы живем. Не зря же ее назвали информационной эрой. Они могут представлять собой важную информацию для вашего бизнеса, личные файлы или просто данные, которые вы используете каждый день. Но как быть, если они внезапно пропадут? Что, если ваш компьютер сломается, вирус заразит систему или вы случайно удалите важный документ?

Здесь вступает в игру не носящий плаща герой по имени резервное копирование (бэкап). Создание бэкапов — это гарантия того, что ваши данные будут в безопасности и доступны в любое время. О нем мы и поговорим подробнее.

Что такое бэкап и для чего нужны бэкапы

Бэкап, или резервное копирование, — это процесс создания копии данных, которые можно восстановить в случае их потери или повреждения. Это может быть вызвано многими ситуациями, включая сбои оборудования, вирусы, ошибки пользователя, кражу и т. д.

Бэкапы необходимы для обеспечения безопасности ваших данных. Они гарантируют, что важная информация не будет утеряна навсегда и вы сможете восстановить ее при необходимости. Рассмотрим основные причины, по которым нужно делать бэкапы:

• Защита от потери данных. Даже если вы очень аккуратны, всегда есть вероятность потерять данные из-за сбоя оборудования, вирусов и других причин. Бэкапы помогают уберечься от таких ситуаций.
• Восстановление после атаки. Вирусы и вредоносное ПО могут повредить файлы или зашифровать их, требуя выкуп для восстановления (наверняка многие помнят те самые печально известные винлокеры). Если у вас есть резервная копия, вы можете восстановить свои файлы.
• Архивация. Бэкапы также могут служить архивом старых файлов для случаев, когда они вновь станут нужны.

Одна из самых важных причин — это спокойствие. После создания сайта, покупки домена и хостинга вам предстоит регулярно заботиться о сохранении данных. Зная, что у вас есть резервная копия, вы можете быть спокойны за их безопасность.

Отличия между бэкапами, архивированием и синхронизацией данных

Хотя бэкапы, архивирование и синхронизация данных связаны с копированием и сохранением информации, они служат разным целям и используются в разных контекстах.

Backup — это процесс создания копии данных во избежание потери оригинальной информации. Эта копия затем может быть использована для восстановления оригинала в случае его повреждения или потери. Бэкапы обычно делаются регулярно, чтобы сохранить данные в актуальном состоянии.

Архивирование — это процесс сохранения данных для долгосрочного хранения. В отличие от бэкапов, которые обновляются регулярно, архивы сохраняют определенную версию данных и не изменяются. Они используются для сохранения исторической информации и часто подчиняются определенным правилам и политикам, например, согласно законодательству о хранении данных.

Синхронизация данных — это процесс обновления данных в двух или более местах одновременно. Это обычно используется для того, чтобы данные были актуальными на всех устройствах пользователя. Например, если вы измените файл на своем рабочем компьютере, синхронизация обновит этот файл на всех ваших устройствах. Однако важно отметить, что синхронизация не является заменой бэкапу, поскольку любые изменения (включая нежелательные или вредоносные) также будут синхронизированы.

Что необходимо резервировать

Рассмотрим основные типы данных, которые необходимо резервировать:

• Личные файлы. Это могут быть документы, фотографии, видео, музыка и другие файлы, которые вы бы не хотели потерять. Особенно если создавали их сами и вкладывали частичку себя.
• Системные файлы и приложения. Если ваш компьютер сломается или будет заражен вирусом, восстановление системных файлов и приложений может быть сложной задачей. Создание резервных копий этих файлов может помочь восстановить их быстрее.
• Рабочие данные. Если вы ведете бизнес, важно сделать резервные копии всех ваших бизнес-данных. Это может включать базы данных клиентов, финансовую информацию, документы по проектам и другое.
• Электронная почта. Важно также сохранять копии всех ваших электронных писем, особенно если они содержат важную информацию.

В таком вопросе следует руководствоваться классическим правилом — лучше сделать резервную копию, чем не сделать. Если вы не уверены, нужно ли резервировать определенный файл или данные, скорее всего, ответ “да”.

Типы резервного копирования данных

Существует три основных типа резервного копирования данных:

• Полное резервное копирование. Это самый простой и наиболее полный тип бэкапа. Все файлы и папки выбранной системы или сервера копируются в резервное хранилище. Это может занять много времени и пространства, но восстановление данных происходит быстрее, так как все данные хранятся в одном месте.
• Инкрементное резервное копирование. При этом типе резервного копирования после первого полного бэкапа копируются только те файлы, которые изменились или были созданы с момента последнего бэкапа. Это экономит время и пространство, но восстановление может занять больше времени, так как может потребоваться объединение информации из нескольких бэкапов.
• Дифференциальное резервное копирование. Этот тип бэкапа похож на инкрементное, но в этом случае копируют все файлы, которые изменились с момента последнего полного бэкапа, а не с последнего инкрементного. Оно может занять больше места для хранения, чем инкрементные бэкапы, но восстановление обычно происходит быстрее, так как требуется только первый полный бэкап и последний дифференциальный бэкап.

Чтобы выбрать подходящий тип, ориентируйтесь на ваши потребности в хранении данных, время и ресурсы, доступные для восстановления данных.

Как часто нужно делать бэкапы

Частота бэкапов зависит от того, как часто ваши данные меняются и насколько критично восстановить самую последнюю информацию в случае потери данных. Рассмотрим три случая:

• Личные данные. Если вы редко добавляете или изменяете файлы, еженедельного или ежемесячного резервного копирования может быть достаточно. Однако, если вы ежедневно работаете с важными документами, рекомендуется делать резервные копии каждый день.
• Рабочие данные. В большинстве компаний данные меняются ежедневно, и потеря даже одного дня работы может стоить много времени и денег. В этом случае рекомендуется делать резервные копии каждый день. Некоторые организации даже делают бэкапы несколько раз в день, чтобы минимизировать потери данных.
• Системные данные. Если вы управляете важными системами или базами данных, которые часто обновляются, рекомендуется делать бэкапы несколько раз в день.

Важно также иметь план восстановления данных и регулярно проверять свои бэкапы на работоспособность.

Зачем резервные копии хранят отдельно отдельно от исходных данных

Это происходит по нескольким причинам:

• Если ваши оригинальные данные и резервные копии хранятся в одном месте, обе версии могут быть уничтожены в случае физического повреждения, такого как пожар, наводнение, война или другое стихийное бедствие.
• Если вирус или вредоносное ПО попадает в вашу систему, он может повредить все данные на этой системе. Если резервные копии хранятся отдельно, они останутся неповрежденными.
• Иногда можно случайно удалить или изменить файлы. Если резервные копии хранятся отдельно, вы всегда сможете восстановить эти данные.
• Если ваше оборудование было украдено, резервные копии, хранящиеся в другом месте, останутся в сохранности.

Такие меры предосторожности гарантируют то, что вы сможете восстановить свои данные в случае серьезного инцидента.

Сколько времени необходимо хранить резервные копии

Время хранения резервных копий варьируется в зависимости от ряда факторов, включая тип данных, политику компании или законодательные требования. Например:

• Для личных данных, таких как фотографии, документы и другие файлы, рекомендуется хранить резервные копии по меньшей мере год. Однако это может зависеть от того, насколько важны эти данные для вас (некоторые старые фотографии, к примеру, лучше не терять никогда, особенно если в них запечатлены лучшие моменты вашей жизни).
• Многие бизнесы хранят резервные копии данных в течение 3–7 лет в соответствии с различными законодательными требованиями и отраслевыми стандартами. Некоторые типы данных, такие как налоговые записи, могут требовать более длительного хранения.
• В некоторых отраслях, таких как здравоохранение и финансы, существуют специальные законы, которые требуют хранения данных в течение определенного времени. Например, HIPAA в США требует хранения медицинских записей в течение 6 лет.

Здесь все зависит либо от того, насколько вы сами считаете важными те или иные файлы, либо насколько важны данные, от сохранности которых зависит деятельность предприятия.

На каких устройствах делать бэкап

Таких устройств может быть несколько:

• Внешние жесткие диски или SSD. Они предлагают большой объем и легкость использования. Также они обеспечивают быстрый доступ к файлам благодаря тому, что подключаются напрямую к вашему компьютеру (иногда нужно использовать переходники USB-HDD или USB-SSD).
• Сетевые накопители (NAS). Это устройства, которые подключаются к вашему домашнему или офисному сетевому интерфейсу и предоставляют пространство для резервного копирования для всех устройств в вашей сети.
• Облачное хранение. Сервисы, такие как Google Drive, Dropbox и Amazon S3, предлагают удаленное хранение данных. Это может быть удобно, если вы хотите иметь доступ к своим файлам из любого места, где есть интернет-соединение. В этом случае важно позаботиться о безопасности облака, чтобы защитить данные от атак.
• Серверы. Большие организации часто используют серверы для резервного копирования данных. Это может быть локальный сервер в вашем офисе или удаленный сервер в центре обработки данных.
• Флэш-накопители. У них и не так много места для хранения, но они могут быть полезны для резервного копирования небольших объемов данных или для переноса файлов между устройствами.
• Оптические диски (CD, DVD, Blu-ray). Они могут быть полезны для архивирования данных на долгий срок, но они имеют ограниченную емкость и требуют специального оборудования для записи и чтения данных. Сегодня эти носители можно назвать устаревшими, поэтому они используются все реже.

Идеальный вариант — это иметь несколько копий данных и хранить их в разных местах.

Важность резервного копирования для организации

Резервное копирование данных является неотъемлемым элементом успешной стратегии по управлению данными в любой организации. Рассмотрим несколько причин, почему это так важно:

• Защита от потери данных. Это, пожалуй, самая очевидная причина. Данные могут быть утеряны по множеству причин — от сбоев оборудования до вирусных атак и случайного удаления. Резервное копирование предоставляет средство восстановления данных после таких событий.
• Обеспечение непрерывности бизнеса. В случае сбоя систем данные можно быстро восстановить из резервной копии, минимизируя простои в работе и потерю продуктивности.
• Соблюдение требований законодательства и отраслевых стандартов. Многие организации обязаны по закону или отраслевыми стандартами сохранять данные на протяжении определенного периода времени.
• Защита от кибератак. Сейчас угроза кибератак стала реальностью для всех организаций. Если данные зашифрованы или уничтожены в результате атаки, резервные копии могут быть единственным способом их восстановления.
• Тестирование и разработка. Резервные копии данных могут быть использованы для тестирования новых систем или процессов, без риска повредить или потерять актуальные данные.
• Архивирование. Резервное копирование дает организациям возможность сохранять исторические данные для будущего использования или анализа.
• Защита репутации. Потеря данных может нанести серьезный удар по репутации организации и вызвать недоверие у клиентов и партнеров. 
• Финансовая защита. Потеря данных может привести к значительным финансовым потерям, включая падение продаж, штрафы за нарушение законодательства, затраты на восстановление данных и потерю конкурентного преимущества.

Также важно помнить, что стратегия резервного копирования должна быть частью более широкого плана по управлению данными и безопасности информации. Это должно включать в себя правильное хранение и защиту резервных копий, регулярное тестирование бэкапов, чтобы убедиться, что все данные доступны.